現代ではスマホで多くのことが解決できてしまうため、パソコンが使えない人も多く、社会人になって初めてエクセルに触れる人も多いのではないでしょうか？しかし、エクセルは最早社会人の必須スキルとなっており、簡単な関数を使えたほうが仕事が捗るので便利です。その中でもこの記事では日付の関数として有名なDATEDIFを紹介しています。仕事の納期や締め切りの確認はどんな仕事にもついて回ることなので、この記事を読みエクセルで簡単に日付管理ができるようになってみませんか？
【初心者必見】DATEDIFの書式と効果を覚えておこう
DATEDIFの関数が使えない原因の1つとして、書式を覚えていないことが上げられます。まずDATEDIF関数は指定された2つ以上の年月日を読み込んで、どのくらい日数や年月が経過したのかを計算するための関数です。そのため、関数を機能させるには必ず代入する2つ以上の数字の存在と、年月日のどちらを計算するのか関数に理解させる必要があります。したがって、まず以下の式をご覧ください。
- DATEDIF(開始日, 終了日, 単位)
これはDATEDIF関数の書式を表したもので、関数の計算結果を表示させたいセルに入力するためのものです。開始日とは起点となる年月日のことで、終了日は仕事の納期や締め切りを入力するところです。そして単位とは開始日と終了日を関数に理解させ、どういった計算結果を表示させればいいのかを指定させます。例えばA1のセルに2024/01/01と入力し、A2のセルに2024/07/01と入力し、2つのセルに入力された期間には日数にして何日あるのかを計算させたいとします。その場合計算結果を表示させたいセルに以下のように入力します。
- =DATEDIF(A1,A2,”D”)
入力されたセルに182と表示されれば成功です。もし失敗した人は、次の見出しで紹介する書式の間違いやすいポイントをご覧ください。
【要チェック必須！】DATEDIFが使えないときに確認してみよう
DATEDIFの関数が使えないときは以下の要素を確認してください。
- 開始日と終了日の/を入れ忘れている／表示されやすいエラー：関数 DATEDIF のパラメータ 2 の値 57317 は許容範囲を超えています。
- 単位を入力する場所に認識されない文字を入力している／表示されやすいエラー：関数 DATEDIF のパラメータ 3 の値が S です。次のいずれかを指定してください: ‘Y’, ‘M’, ‘D’, ‘MD’, ‘YM’, ‘YD’
開始日と終了日の年月日は必ず半角の/で区切る必要があり、間違っていると数値が正しく指定されていないといったエラーが表示されます。そして単位の場所には、原則的に以下の文字列の内1つしか入力されません。各文字を入力したときの効果も記載したので、DATEDIF関数が使えないときに確認してみましょう。
- ‘Y’→開始日から終了日まで何年経過したかを計算させます。
- ‘M’→開始日から終了日まで何か月経過したかを計算させます。
- ‘D’→開始日から終了日まで何日経過したかを計算させます。
- ‘MD’→開始日から終了日まで年を差し引いた日数を計算させます。
- ‘YM’→開始日から終了日まで年を差し引いて何か月経過したかを計算させます。
- ‘YD’→開始日と終了日が同一の年にあるものとして、日数にして何日あるかを計算させます。
‘Y’, ‘M’, ‘D’は理解できると思いますが、’MD’, ‘YM’, ‘YD’は何に使うの？と思う人もいることでしょう。例えば、会社で毎年納品しているとある商品があるとします。その商品の生産スケジュールをエクセルに入力しておき、例年の生産期間とどのくらいズレがあるかを計算させたい場合、’MD’を使うことになります。ここで’D’を代入すると、年月日まで計算してしまうので、ズレた日数に365日を加算した計算結果が表示されてしまいます。この様に考えると意外に使い道があるので、覚えておきましょう。
【代用可能】DATEDIFと同じような機能を持った関数とは
エクセルには、DATEDIFと似たような効果を持ったYEARFRAC関数があるので、以下で書式を確認してみましょう。
- YEARFRAC関数／書式：YEARFRAC(開始日, 終了日, [日数の計算方法])
日数の計算方法には0から4までの数字が入り、それぞれの数字には以下の方法で計算する意味が込められています。
- 0→1 か月を30 日、1年を360日と想定し計算を行います。
- 1→指定した日付の間の実際の日数を年数に基づいて計算します。
- 2→指定した日付の間の実際の日数を計算しますが、1年間を360日として計算します。
- 3→指定した日付の間の実際の日数を計算しますが、1年間を365日として計算します。
- 4→ヨーロッパの金融業界に合わせた日数計算を行います。
まとめ
関数と聞くと難しそうに聞こえますが、エクセルは計算を簡単にするために関数機能があるので、これらを使いこなすだけでも作業能率は各段に上がるはずです。紹介した関数以外にもエクセルには画面上部の挿入メニューから関数を入力できるようになっているため、この記事で関数に興味が出た人は一度ご覧になってみてはいかがでしょうか。
